共克时艰!中小企业如何高效远程办公

大家新年好!我们开工了!

新型冠状病毒肺炎疫情牵动着每一个中国人的心。经受疫情威胁的,不仅是个人的生命健康,还有企业的经营活动。这种形势下,中小企业首当其冲。

在营收端“未开市”、收入不能扩大、人员调配不足的情况下,起码企业的租金和人员成本还是得照付的。当然,企业也不能坐以待“币”,许多企业近日开始了线上“复工”。

在家办公,对中小微企业来说有危也有机。对组织安排有力的企业来说,反而会促进业务增长。例如17年前,阿里巴巴在面临全员都被隔离,400多位员工都在家办公的情况下,依靠强大的组织能力,不仅避开了业务灾难,还推出了杀手级产品淘宝。

共克时艰!中小企业如何高效远程办公

停班不停工,今天年初八,鲸舟科技也开始了远程办公。作为一个科技公司,鲸舟在实行远程协作和分布式办公方面也积累了一些经验。基于过往的折腾经验,我们给您分享一些经验和工具,希望能给您的工作提供一些指引和帮助。

准备篇

调整作息时间:按照往常工作日时间进行作息。每日早午晚线上打卡,有必要的可以每天早上通过音视频进行晨会,便于安排和总结工作。

营造工作环境:最好具备独立的居家办公环境,有独立的房间,一张干净整洁的桌子。穿上工作装。与家人沟通,尽量在工作时间少打扰。

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做好工作计划:做好长期准备,做好月度、每周、乃至每日的工作计划。每日下班前做好当天的工作总结。

养成工作习惯:远程工作,最重要的是平衡个人工作习惯和团队效率。举个例子,我们平时都很习惯随手扔一个文件上工作微信群,这样对自己来说很简单、很方便,但其实并不好。

远程办公,在考虑自己方便的同时,也必须考虑到同事获取文件的便捷性,以及文件发在微信群的有效性,以及聊天记录的可追溯性。

这就要求我们要养成良好的工作习惯,做好工作文件的整理、备份,并且要用到高效的远程办公工具。

工具篇

自从国务院宣布延长假期以来,一些提供远程办公协作软件的企业,纷纷争先恐后地对外开放免费服务项目,为大家远程办公提供技术支持。

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阿里钉钉、企业微信、头条飞书、华为WeLink、印象笔记、石墨文档等等……你听没听说过的都来了。那么,我们怎样选择适合自己的远程办公工具呢?

大体上来讲,远程办公的工具按照应用场景分为以下几类:

即时通讯

大家最常用的IM软件莫过于微信和QQ。

微信作为国民级应用,日常无所不在,但其实由于其消息历史不能多设备同步,发送的图片、文件也会被定期清理,其实并不适用办公(很明显,这样的设定就是要你去用企业微信啊……)。

企业微信自从升级3.0版之后,已达到了办公IM集大成的要求。同时,可以从企业微信往个人微信发文件,以及企业微信号和个人微信号组群,这两个功能在日常场景中非常实用。

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相对来说,传统的QQ反而更能满足远程办公的需求。如果嫌QQ的UI太花哨、模块太繁杂,不妨使用专为办公人群简化设计的TIM。

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另外阿里的“钉钉”、字节跳动的“飞书”作为备选,也是各有各的优势,在此不赘述。

文档协作

文档协作是远程办公里最常见的场景。文档协作要求在多人之间在线共享、修订或审阅文档。有了在线文档协作,过去同一个文档在多个群里转来转去最后不知道哪个才是最终版本的事情再也不会发生了。

我们推荐这几款:

石墨文档腾讯文档印象笔记Office365WPS Office

至于哪个好用的确就见仁见智了,其实文档协作来来去去用到的功能都差不多,只是看哪个跟贵司常用的其他工具结合得更好。

例如在微信、企业微信、和QQ都能登录使用的腾讯文档,自然是非常方便。老牌的石墨文档除了文档、表格、幻灯片三大功能外,还有思维导图、白板和云盘等其他功能,对一些企业和团队来说也是不可或缺的利器。

任务管理

这一类属于有流程协作和任务管理需求的团队用到的工具,用于个人任务管理也是棒棒的。例如:腾讯的TAPD、Teambition、Tower等。

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设计/素材管理

包括素材、图库、原型设计工具等的管理和协作,我们常用的有:创客帖、墨刀、群晖NAS、Eagle图库等。

会议讨论

团队协作中,总有一些需要讨论的问题和细节,直接线上开会尤其是视频会议,是最快最有效的方式。

多人语言会议用微信和QQ都能解决,如果要召开视频会议,推荐用ZOOM。它除了可以多方音视频会议外,还有桌面共享、白板、会议记录导出等功能,满足开会的一切需求。

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最近腾讯会议和华为WeLink也开放了免费体验,大家不妨试用。

网盘/云盘

腾讯微云、坚果云在共享云盘方面都做得不错。

工具最终要服务于人,大家不妨趁这个“百家争鸣”的时候挑选最适合自己团队业务的工具。如果有任何疑问也不妨在后台留言或者直接扫码咨询。

最后,鲸舟全体同仁祝大家工作进步、万事如意、身体健康!

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